Comment ne plus jamais se sentir surchargé de travail?

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Sans méthode, le travail peut vite devenir un cauchemar... Photo: DR

Un dossier à boucler dans la journée, une réunion téléphonique à tenir avec un gros client, un million de courriels à lire... Nos journées ne devraient pas avoir 24 mais 36 heures pour qu'on puisse boucler tout ce qui doit l'être. Jour après jour, nous courons après le temps. C'est là la maladie de notre siècle ... L’adage « le temps c’est l’argent » est de plus en plus utilisé.

Comment y remédier? Cela est-il même possible? Comme vous, Olivier Schmouker s’est longtemps posé cette question. Et voilà qu’il est tombé sur une étude lumineuse à ce sujet, intitulée Managing the workload : An experiment on individual decision making and performance. Celle-ci est signée par Veronica Rattini, doctorante en économie à l'Université de Bologne (Italie). Il en a profité pour trouver le temps et commettre un article que nous vous livrons en intégralité.

La chercheuse italienne s'est tout simplement demandé s'il y avait une méthode de travail meilleure que les autres lorsqu'on est débordé de tâches à accomplir en peu de temps. Pour s'en faire une idée, elle a tout simplement invité des étudiants à passer fictivement un examen d'admission à l'université, sachant qu'à la clé ils pouvaient empocher une somme d'argent rondelette si leur note finale était bonne.

Le principe était simple... Dans un premier temps, chacun devait répondre à 17 questions dans trois domaines distincts – logique, compréhension verbale et mathématique –, en moins de 45 minutes. Et ce, sans aucune consigne méthodologique.

Dans un second temps, les participants ont dû répondre à 17 autres questions, toujours en 45 minutes, mais après avoir été répartis à leur insu dans trois groupes distincts :

> Contrainte de temps. Certains ont eu la consigne de ne consacrer qu'environ 2 minutes et demie par question.

> Contrainte de séquence. D'autres ont eu la consigne de respecter l'ordre dans lequel étaient présentées les questions. Commençaient les questions de logique, suivaient celles de compréhension verbale, puis de mathématique.

> Aucune contrainte. Les autres, enfin, n'ont eu aucune consigne particulière. Comme c'était le cas pour la première série de questions.

Résultats? Tenez-vous bien :

> Avantage aux méthodiques. Les plus performants ont été ceux qui avaient déjà l'habitude d'être organisés dans leur travail. À moins qu'on ne leur ait imposé une contrainte méthodologique à laquelle ils n'étaient pas habitués, ce qui a directement nuit à leurs résultats. Autrement dit, l'idéal, pour eux, est de les laisser agir à leur guise.

> Utilité de la méthodologie. Imposer une contrainte méthodologique s'est révélé payant pour ceux qui n'étaient pas vraiment organisés dans leur travail. Et ce, quelle qu'ait été la méthode utilisée – temps comme séquence. Autrement dit, l'idéal, pour eux, est de leur fournir une méthode simple pour mieux gérer les innombrables tâches à mener à bien en un court laps de temps.

«En conséquence, un manager à tout intérêt à prendre le temps d'analyser le degré d'organisation dans son travail dont fait preuve chaque membre de son équipe. Puis, de recommander vivement à ceux qui ne sont pas si organisés que ça de recourir à une méthode de travail précise, et de s'y tenir. Car cela les aidera à se montrer plus performants que jamais. Quant à ceux qui sont d'ores et déjà bien organisés, le mieux est de les laisser agir comme ils l'entendent : c'est ainsi qu'ils peuvent afficher une belle performance, notamment le jour où il leur faut cravacher plus fort que d'habitude», dit Mme Rattini dans son étude.

Que retenir de tout cela? Ceci, à notre avis :

> Qui entend ne plus jamais se sentir surchargé de travail se doit de devenir résolument méthodique. Il lui faut essayer différentes méthodes de travail (contrainte de temps, contrainte de séquence,...) durant une matinée ou toute une journée, puis analyser les résultats ainsi obtenus. Une fois la meilleure méthode identifiée, il lui suffit dès lors d'en faire une habitude. Et le tour sera joué!

En passant, le pamphlétaire français Antoine de Rivarol disait : «Les méthodes sont les habitudes de l'esprit et les économies de la mémoire».

Source: 
IMFURA et Lesaffaires